KLKS 2018-0606

 

Deze regeling maakt onderdeel uit van het KLKS (Kolk & Lorist kwaliteits-systeem) en kan op verzoek aan belanghebbenden worden toegezonden. Procedure en formulier zijn eveneens via onze website op te vragen.

De procedure is gestandaardiseerd en integraal overgenomen uit het NKS (NOAB Kwaliteitssysteem)

Algemeen

Deze klachtenregeling heeft als doel klachten van relaties (intern en extern) op een zorgvuldige manier te behandelen. 

 

Indiening en registratie klacht

Voor minder ernstige klachten wordt u verzocht te overwegen deze eerst telefonisch of in een persoonlijk gesprek met uw contactpersoon te bespreken, om te kijken of er op die manier een oplossing gevonden kan worden. Indien uw klacht juist de contactpersoon betreft kunt u ook contact opnemen met een (andere) vennoot van onze organisatie.

Bij ernstige klachten, of indien u de klacht niet mondeling wenst te bespreken, of indien mondeling overleg niet het door u gewenste resultaat oplevert, kunt u de klacht op het bijgevoegde formulier omschrijven en ter attentie van het bestuur versturen.

Eventueel kunt u de klacht telefonisch doorgeven, waarbij een medewerker van onze organisatie het formulier invult. U zult dan gevraagd worden (per post of per fax) het formulier te ondertekenen ter bevestiging dat de klacht juist is omschreven.

 

Verantwoordelijkheden rond behandeling

Bij schriftelijk ingediende klachten wordt het bestuur altijd ingelicht. Het bestuur zal hetzij de klacht zelf behandelen hetzij in ieder geval toezien op de afhandeling ervan. Bij ernstige klachten rond opdrachten wordt een niet bij die opdracht betrokken functionaris (indien nodig van buiten onze organisatie) aangewezen als verantwoordelijke voor de behandeling van de klacht.

Dit wanneer de klacht onze kwaliteitsbeheersing (aspecten rond integriteit, objectiviteit, geheimhouding, deskundigheid en zorgvuldigheid, en professioneel gedrag) of vaktechnische aspecten betreft.

 

Verloop behandeling klacht

Aan de hand van het ingevulde klachtenformulier en het horen van de betrokkenen zal een zo goed mogelijk beeld worden gevormd van de inhoud van en situatie rond de klacht. Het kan zijn dat u in de loop van de procedure gevraagd wordt een nadere schriftelijke toelichting op de klacht te geven.

Vervolgens zal het bestuur, indien van toepassing in overleg met de externe accountant of andere deskundige(n), besluiten over uw klacht, en u van dit besluit schriftelijk op de hoogte stellen. Indien u geheel of gedeeltelijk in het gelijk wordt gesteld wordt bekeken of een vorm van schadeloosstelling en/ of andere genoegdoening op zijn plaats is, en of en zo ja welke maatregelen er intern kunnen worden genomen om herhaling van het probleem te voorkomen.

Wij streven ernaar uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst van een klacht inhoudelijk te reageren; indien dit niet lukt wordt u ingelicht over de reden van het uitstel, en wordt een schatting gegeven binnen welke termijn het bestuur wel denkt met een reactie te kunnen komen.

 

Tot slot

Wij hopen uiteraard dat wij uw klacht op een voor u bevredigende wijze kunnen oplossen. Het echter zijn dat de reactie van ons kantoor u niet tevreden stelt. Indien we er ook na nader overleg niet uitkomen, kun u zich eventueel wenden tot het secretariaat van NOAB voor mediation of het voeren van een tuchtzaak.

Bijlage: Klachtenformulier

 

 

Ons adres

Kolk & Lorist
Vloeddijk 158
8261 GM KAMPEN
Telefoon: 038-3325659
Fax: 038-3325245

Email: info@kolklorist.nl 

 

Plattegrond